機密書類や重要文書を電子データにするサービス
文書電子化 6つのメリット
①省スペース化でコストダウン
膨大な紙資料の保管スペースを最小限にするため、書類をスキャニングし、デジタルデータに変換いたします。紙文書をＣＤやＤＶＤにコンパクトにまとめられ、保管コストが削減できます。
②セキュリティの向上
データにIDやパスワードをかけて保管できるので、情報漏洩を防止し、セキュリティー強化が図れます。
③業務効率化
電子化した文書には目次やページ数をつけます。このように管理することで検索時間が短縮され、業務のスピードアップや合理化が実現できます。
④情報の共有化
データ化された情報をサーバー内に保存することで複数人でデータの共有ができ、検索・閲覧・出力を簡単に行うことが可能になります。
⑤紛失や破損のリスクを軽減
文書の電子化を行い、サーバーに分散して保管することで紛失や破損のリスクが軽減されます。
⑥環境・資源への配慮
業務の中で使用する紙の量を節約することにより、環境保護、資源の有効利用を促進できます。
文書電子化できる書類について
・図面
・契約書
・決済書
・データがない文書
・冊子
・その他処分できない文書
※バインダーに綴じられている文書、ホッチキス留めされている文書、傷みの激しい文書なども丁寧に取り扱います
納品可能なファイル形式について
スキャニングデータはご依頼に応じ、様々な画像形式、ファイル形式にて納品いたします。
・JPG
・TIF
・PNG
・PDF
※その他ご希望の保存形式がありましたらご相談ください
文書電子化サービスの流れ
①まずはお問い合わせください
サービスのご依頼、ご相談、ご不明な点などまずはお問い合わせ下さい。どんなに些細な事でも構いません。後日、担当者が詳しくご説明いたします。
②打ち合わせ・見積もり
担当者がお客さまの大切な情報をお預かりする前に綿密な打ち合わせを行い、ご希望の保存形式、納期、仕様等、お客さまに適した保存形態をご提案させていただきます。e文書法に対応したスキャニングデータを作成します。
e-文書法とは
別名 ： 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
2004年11月に制定され、保存が義務付けられた文書の電子化を認める法律。施行は2005年4月。
帳票類や財務諸表、取締役会の議事録など、商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、電子化された文書ファイルでの保存を認めています。また、紙の文書をスキャナで読み取った画像データも一定の要件を満たせば原本として認められます。
③原本をお預かりします
宅配便で送っていただくか、担当者が直接取りにお伺いします。
※お伺いする場合、地域は限定させていただきます
④作業（画像化）
高速スキャニングマシンで一気に画像化します。
⑤チェック
重送チェック、斜行チェック、白紙チェック等を行います。
⑥ファイル名編集
専用ソフトによりファイル名を連番等に一括置き換えします。
⑦納品・原本返却
CD-R、DVD-Rなど、ご希望のメディアに保存します。
